Come aumentare la produttività in azienda: 7 consigli

Capire quale possa essere la giusta strategia per aumentare la produttività è una priorità di tutte le aziende, dato che la produttività è un bene realmente prezioso. Una maggiore produttività è strettamente connessa ad una migliore performance, e di conseguenza al successo. Ma come aumentare la produttività in azienda?

Quando si parla di efficienza si fa riferimento ad un livello di prestazioni che consentono di raggiungere migliori risultati impiegando un tempo limitato, e imparare a gestire il proprio tempo è fondamentale per riuscire a raggiungere importanti obiettivi.

Da diverse indagini è emerso che oltre la metà delle ore lavorative vengono impiegate in attività considerate improduttive, che si rivelerebbero realmente una perdita di tempo. Ecco perché aspirare ad ottimizzare il proprio tempo a disposizione, per evitare di perdere minuti preziosi in attività inutili potrebbe portare al mancato successo di un’azienda.

1) Migliorare la gestione delle riunioni

Una delle maggiori perdite di tempo in aziende sono proprio le riunioni, spesso particolarmente lunghe che servono solamente a confondere ulteriormente le idee ai dipendenti. Purtroppo però non è assolutamente possibile esimersi dall’organizzazione di meeting o riunioni, purchè vengano strutturate ponendo degli obiettivi.

È fondamentale cercare di ridurne il numero e la durata, così come il numero di partecipanti, con un moderatore in grado di dettare tempi, argomenti e obiettivi dell’incontro. E' conveniente fissare un ordine del giorno da poter affrontare durante una fascia oraria già prestabilita, ma soprattutto si deve fare in modo che la riunione lavorativa non crei dubbi, ma che al suo termine ognuno dei partecipanti abbia una chiara idea delle informazioni apprese e dei compiti assegnati.

2) Aumentare la produttività stabilendo obiettivi

Strutturare il proprio lavoro, o quello del proprio team consente di avere fin da subito una chiara idea sull’attività lavorativa da dover svolgere, e non si tratta esclusivamente di determinare i ruoli aziendali, ma di porre degli obiettivi che possano essere condivisi da tutti i membri della squadra.

Porre degli obiettivi aiuterebbe il team ad armonizzarsi insieme per collaborare, ed  unire le proprie esperienze affinchè gli obiettivi posti dal manager possano essere raggiunti pienamente.

È fondamentale cercare di assegnare delle priorità nelle rispettive aree di lavoro dell’azienda, oltre a dover coinvolgere il team nelle fasi di costruzioni e definizioni degli obiettivi, fattore che sicuramente potrebbe far accrescere ancora di più una voglia alla collaborazione, ottimizzando anche le tempistiche e favorendo risultati positivi.

3) Aumentare la produttività con il benessere organizzativo

Ogni azienda per essere competitiva deve risultare sicuramente una realtà imprenditoriale felice e consolidata. Un ambiente sano garantisce ai dipendenti un clima lavorativo favorevole affinchè possa resistere ai cambiamenti dell’ambiente esterno o eventuali problematiche adattandosi, ma soprattutto cercando di incrementare la propria produttività. Ma per poter raggiungere tali modelli è fondamentale che ogni azienda punti a sviluppare un benessere organizzativo.

È bene precisare che il benessere organizzativo e la produttività sono due elementi strettamente connessi, pilastri su cui deve basarsi il successo di qualsiasi azienda. Il benessere organizzativo è incentrato sulla relazione tra dipendenti e contesto lavorativo, e nasce dalla combinazioni di diversi fattori sia individuali, che organizzativi e strutturali.

Sostanzialmente il benessere organizzativo è l’abilità dell’azienda di mantenere una generale sensazione di benessere dei propri dipendenti, dalla salute fisica, che psicologica e sociale. Dato che la garanzia del benessere organizzativo consente di aumentare conseguentemente la produttività aziendale.

4) Affidarsi a software per la gestione delle spese

Troppo spesso la gestione delle spese e l’organizzazione del lavoro possono portare dei ritardi che si ripercuotono sulla gestione del tempo lavorativo. L’importanza del tempo all’interno di contesti aziendali è un fattore da non sottovalutare, e per aumentare la produttività lavorativa occorre necessariamente utilizzare diversi strumenti che siano in grado di ammortizzare i tempi di elaborazione delle varie operazione, affinchè si possa lavorare in maniera più efficace.

Una delle attività che influisce maggiormente sull’organizzazione del tempo in azienda sono proprio la gestione dei pagamenti. Per ottimizzare le tempistiche relative alla gestione dei pagamenti aziendali esistono ad esempio dei software di fatturazione elettronica che snelliscono ogni aspetto burocratico e amministrativo.

Sono diversi i sistemi che vengono adottati dalle aziende, nuove tecnologie volte a ridurre la quantità di tempo attualmente riservata alla gestione delle spese, ma tramite tali software è possibile semplificare i processi che porterebbero ad una cattiva gestione del tempo e conseguenze negative legate alla produttività aziendale.

5) Ridurre l’inquinamento di mail

Una delle attività che riesce ad assorbire veramente molto tempo è proprio la gestione delle mail, spesso i dipendenti perdono troppo tempo a rispondere ad inutili mail. Ecco perché diventa indispensabile cercare di ottimizzare il proprio tempo lavorativo riducendo l’inquinamento di mail. Qualora si debbano inviare delle mail interne aziendali, meglio concentrarsi su un’unica lunga mail dettagliata piuttosto che diverse mail che contengono  più messaggi.

6) Multitasking ma con parsimonia

Nonostante sia una delle competenze maggiormente richiesta ai dipendenti il multitasking spesso si rivela poco efficace, tanto da poter peggiorare la vita lavorativa del dipendente costretto a doversi dividere su più attività. Ma dovendo dividere le proprie energie su diversi compiti ci si troverebbe a essere meno performante nelle proprie mansioni, aumentando di conseguenza il rischio di possibili errori. Concentrarsi su diverse attività potrebbe rivelare aspetti negativi e condurre ad una perdita sia di tempo che di concentrazione.

7) Migliorare i processi lavorativi

Cercando di ottimizzare i processi di lavoro è possibile risparmiare del tempo e l’energia per potenziare la propria produttività. Concentrare le attività più complesse nelle prime ore della giornata, quando la mente è decisamente più fresca, o cercando di organizzare il proprio lavoro che dovrà essere svolto secondo un preciso ordine di priorità attraverso un proprio metodo  personale. Un ottimo ausilio per cercare di essere più organizzati a lavoro è cercare di stilare una to do list  che consente di portare a termine tutte le attività programmate, in elenco dividendole per priorità ed evitando perdite di tempo.

Ulteriore tattica per cercare di aumentare la produttività è ottimizzare il proprio tempo approfittando di periodi in cui la mole di lavoro diminuisce, per portare avanti attività e avvantaggiarsi sulle giornate di lavoro successive. Rimandare sicuramente è la cattiva abitudine per eccellenza che non consente affatto di aumentare la produttività sul lavoro, ma che contribuisce a rallentare il proprio rendimento professionale.